Целью проекта было внедрение централизованной системы хранения документов (в том числе юридически значимых) для обеспечения прохождения налогового мониторинга со стороны ФНС.
Основным критерием выбора DATAREON Platform стала возможность интеграции систем на различных платформах, централизованное управление потоками данных и использование полностью импортонезависимого программного обеспечения.
Для реализации проекта выбрана компания «Градум», на основе рекомендаций и существующего опыта в интеграции.
В рамках проекта необходимо было обеспечить централизованное хранение документов в «1С:Архив» посредством обеспечения интеграции между текущими информационными системами заказчика для целей обеспечения прохождения налогового мониторинга.
ООО «Гарант Рейл Сервис» – российская компания, предоставляющая полный комплекс услуг по ремонту грузовых вагонов и поставке запасных частей и комплектующих для их ремонта. Компания оказывает услуги во всех вагоноремонтных компаниях ОАО «РЖД», большинстве частных ВЧДР, в странах СНГ и Балтии. На сегодняшний день силами ООО «ГРС» ремонтируется более 40 000 вагонов в год, под которые поставляется более 50 000 запасных частей, и эти цифры ежегодно увеличиваются. Большой объём ремонтов позволяет поддерживать стабильный оборотный запас запасных частей, что ускоряет выпуск из ремонтов вагонов клиентов общества.
С ростом количества подразделений увеличивался документооборот, что приводило к дублированию данных, рассеянности хранения и увеличению количества бумажных документов. По этой причине возникла необходимость в автоматизированной системе для налогового мониторинга с ФНС.
На момент начала проекта в компании наблюдались следующие проблемы, которые были связаны с отсутствием рабочего инструмента для организации архивного дела:
- постоянный рост объемов документооборота между различными подразделениями, что усложняло контроль и учет информации;
- отсутствие номенклатуры дел и учета документов по делам и томам, что приводило к неэффективности обработки и подготовке документов;
- постоянное напряжение при подготовке пакетов документов для федеральных и региональных контролирующих органов, особенно для ФНС, поскольку сотрудники тратили значительные ресурсы на подбор и проверку данных из различных программ.
Для решения этих проблем в компании было принято решение создать единую систему хранения архивных данных, которая не только обеспечит долговременное хранение документов, включая их юридическую значимость, но и позволит автоматизировать процессы подготовки пакетов информации в соответствии с законодательными требованиями.
В ходе реализации проекта была обеспечена интеграция на основе требований к форматам обмена данными по 32 объектам интеграции между 7-ю системами. При передаче сообщений сохраняются идентификаторы отправителя и получателей, их взаимосвязи, а также указатели приоритета сообщения (при его наличии). Информационные системы не взаимодействуют друг с другом напрямую – все взаимодействие осуществляется через DATAREON Platform.
Интеграция была настроена между следующими системами:
- 1С:Архив;
- 1С:Документооборот;
- БИТ.Финанс;
- АСУ ТК (интеграция с БД SQL);
- 1С:Бухгалтерия;
- 1С:ITIL;
- Контур Диадок.
За счет внедрения программы «1С:Архив» и обеспечения полноценной интеграции с существующими системами посредством DATAREON Platform в компании удалось освободить и сократить архивные площади хранения документов в бумажном виде. А также за счет разделения оперативного и архивного контура хранения электронных документов освободились оперативные хранилища информации в электронном виде.
В рамках проекта автоматизировано 25 рабочих мест.
В компании сформированы единая информационная среда и централизованное хранение всех типов документов, а также обеспечена поддержка всех юридических значимых атрибутов (электронные подписи в нужном формате, формировании пакета документов для передачи в ФНС).
Сократилось время подготовки пакетов документов по требованиям от федеральной налоговой службы и других контролирующих органов. Сократилось время на поиск документов в других бизнес-процессах компании. Появилась возможность выгружать документы для ФНС в формате, утвержденном приказом ФНС РФ.
Интеграция через DATAREON Platform обеспечила надежное, гибкое и масштабируемое решение для эффективного управления документами и контроля соответствия требованиям налоговых органов, повышая оперативность и снижая риски дублирования и ошибок.
Результаты для бизнеса в цифрах:
• 10% сокращение трудозатрат в различных подразделениях;
• 10% ускорение получения управленческой отчетности;
• 15% сокращение операционных и административных расходов;
• 15% ускорение получения регламентированной отчетности.
